DropBoxを使って会社のファイルを共有する方法

知人からIT関連の相談があった。会社のファイルを社員間で共有する方法がないかという相談だった。東京と大阪にオフィスがあり、東京ではパソコンをファイルサーバーにしている。大阪の社員がそのパソコンにアクセスが出来ないために不自由をしているという。 

会社にはITに詳しい社員がいないためネット経由でそのパソコンにアクセスする方法が分からない状況だ。

DropBoxのクラウドサービス(無料・有料)を使う!

DropBoxは、米国のIT企業が提供しているクラウドストレージサービスである。 多くのユーザーは、個人・法人を問わずファイルや写真データなどを安全にアップロード保存していつでもインターネット経由でアクセス・ダウンロードできるようにしている。

dropboxでファイル共有

今回に相談は、このDropBoxサービスを使えば簡単に解決できると思った。そのためには、各社員がDropBoxでアカウント登録をする必要がある。同時に、登録過程でWindowsにデスクトップアプリをダウンロード・インストールする必要がある。手順はこんな感じだ。

(1)DropBoxサイトトップページで名前、メールアドレス、パスワードを登録!

dropbox start R

(2)DropBoxのデスクトップアプリをダウンロードしてインストール!(パソコンからいつでもアクセス可能になる)

dropboxのデスクトップアプリをダウンロード

(3)登録したメールアドレスにDropBoxから確認メールが届く!(クリックする)dropbox3

(4)自分のDropBoxアカウントにログイン!(登録したメールアドレスとパスワードを使う)

dropboxログイン画面

(5)ロウインするとメールアドレスの確認完了のお知らせが表示される

dropbox5

(6)DropBoxスタートガイドPDFをクリックして読む!

dropbox6

(7)左メニュー チーム をクリックしてこの画面にして無料チームを作成する

dropbox team1

(8)チーム作成画面

dropbox team2

(9)自分宛にチーム利用開始のメールが届く

dropbox team4

(10)チーム作成後の画面で社員を一人ずつ招待する

dropbox team6

 (11)招待されたメールが社員に届く

dropbox team5

これで全社員の登録が完了すれば、いつでもファイル共有が出来るようになる。

Window画面上にDropBoxのショートカットアイコンが作成される。それをクリックして会社フォルダーを開く。その中に全社員と共有したいファイルや写真などのデータをDrag & Dropする。それで全社員がデータを同時に共有できる。

多くの中小企業は、ファイルを共有するためメール添付で送っている。これは、2つの問題を抱えている。1つは、添付データのセキュリティである。間違って違うメールアドレスに送ってしまうと大問題になる。2つ目は、データが大きいとメールで送れなくなる。

DropBoxは、この問題を簡単に解決してくれる。 

DropBoxの使い方で検索すれば、色々と出てくるので勉強してもらいたい。 

このページのシニアライター:Norito H.Yoshida

Profile

雇用される生活から自分を雇用する生活をしている。2019年現在で13年間、起業中。時間と場所に制約されないインターネットビジネスで生活費を稼いで自分独自のライフスタイルを作る。米国の州立大学 Western Washington University, B.S. in Sociology, Bellingham, Washington, USA を卒業してソニー株式会社、Yahoo!Japanで自分がやりたい事をやってきた。

最終的には、私が望んでいた起業(自分の手で稼ぐ生活)が実現。51歳の時に起業してこれからも生涯現役でインターネットビジネスの世界で生きて行く予定。今の時代は、65歳を過ぎると自分を雇用して生きて行く道しか残されていない。本来、その道が当たり前なのだが。人間は弱いので他人に頼る生活を求めがちだ。

シニアの生活実態は人様々。私が発信するシニアの生活体験記が参考になれば幸い。

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