ビジネスで一番大切な仕事に請求書の発行と郵送がある。本日、銀行口座に入金されているはずのお客様からの振り込みが見つからなかった。いつもならば、直ぐにお客様に電話の催促を入れるのだが今回はしなかった。する前に私の手落ちでないかを確認したかったのだ。
お客様に確認の電話か、メールを出す！
年に1回の請求書であるためルーチン作業ではなかった。そのため、本当に請求書を作成して郵送をしたのかどうかをもう一度確認する必要があった。
請求書を印刷する前に請求書を全てPDF化してそれを印刷するのが今までのやり方だ。その中に該当のお客様の請求書がなかった。これは、私の落ち度だと思い、直ぐにお客様への請求書を作成してPDFを作り、メールに添付して支払い御願いメールを出した。
お客様の返答は、快い返答で直ぐに振り込みをして下さると言う事であった。
しばらくして、お客様からこんなメールが届いた。今回の請求書は郵送されていて振り込みも昨日行われたと言う事だ。・・・と言う事は、私は間違いなく請求書を印刷してお客様に郵送していたと言う事だ。
お客様の言う事は正しいはずなのでどこかで私は物忘れをしているのかもしれない。今、請求書をまとめて作成している1ヶ月前に自分を思い出してみた。ルーチン化している他のお客様への請求書作成と違って、このお客様はPDFにしないでプリンターに出力した記憶が浮かんできた。
そのため、PDFになった請求書を見てもこのお客様の請求書が見つからなかったのだ。これは、明らかに私の落ち度。イレギュラーな請求書発行作業で確認を怠ったからだ。請求書は必ずPDF化して確認する事を怠っていた事が分かる。
多分、本日の午後に銀行口座を確認すればお客様からの入金が確認できるはずだろう。ちょっとした、やり方の違いで自分自身をパニックにさせてしまった。ビジネスは相手があるのでつまらないミスは直したい。特にお金に関わる事は確認に確認を重ねる必要がある。
再度、自分の脳に刻み込みたい。